Часть выполненной работы
В настоящее время активными темпами идёт информатизация всех сфер деятельности общества. Информация является не только полноценным ресурсом, но и доминирующим в информационном обществе.
В сфере документации основным видом документа становится электронный документ. При этом количество документов постоянно возрастает. Управление документами становится одним из важнейших факторов конкурентоспособности предприятия.
Поэтому сегодня большое значение уделяется автоматизации документооборота, которая увеличивает производительность труда работников, занятых в сфере управления, позволяет быстро и оперативно находить необходимые документы, контролировать процесс их исполнения.
Надо отметить, что автоматизация документооборота в организациях имеет два уровня или два этапа.
На первом этапе автоматизация документооборота ограничивается использованием персонального компьютера. Он помогает выполнять широкий круг задач по составлению документов, а также в организации рациональной и оперативной работы с ними.
На втором этапе документооборот автоматизируется в рамках автоматизированных систем. Они позволяют всем пользователям локальной сети децентрализовано осуществлять основные процессы документооборота. При этом такой процесс, как регистрация документов, производится децентрализовано. На базе данных автоматизированной регистрации документов строится автоматизированная поисковая система, обеспечивающая информационными данными обо всех документах и месте их нахождения.
Автоматизированный контроль исполнения документов строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование об исполнении, а также предварительный контроль сроков исполнения.
В рамках муниципальных учреждений одним из важных составляющих документооборота является регистрация входящей, исходящей и внутренней документации в регистрационных карточках.
При использовании традиционных технологий сложность заключается не только в самом процессе документирования, сколько в процессе создания справочно-поисковой системы, позволяющей оперативно находить нужную информацию.
Создание такой справочно-поисковой системы можно осуществить на автоматизированном рабочем месте специалиста общего отдела муниципального учреждения. Этим не ограничиваются возможности использования современных технологий в совершенствовании документооборота в муниципальных учреждениях. Но создание автоматизированного рабочего места специалиста, позволяющего концентрировать всю информацию о входящей, исходящей и внутренней документации, является актуальным.
Практическая значимость данной работы очевидна, поскольку во всех организациях осуществляется документооборот, который в скором времени полностью станет автоматизированным.
Актуальность темы исследования обуславливается важностью применения информационных технологий для повышения эффективности документооборота в муниципальных учреждениях и организациях, основанных на внедрении систем автоматизированного документооборота.
Тема информатизации документооборота достаточно разработана как в зарубежной, так и отечественной литературе. Наиболее известными отечественными исследователями в этой области являются: Кузнецова Т.В., Афанасьева Л.П., Баласанян В.Э. и другие.
В книгах Кузнецова С.Л. приводятся сравнительные характеристики электронных и бумажных систем документооборота, даются основные рекомендации по выбору электронной информационной системы.
Вопросы организации современного документооборота рассматриваются в работах таких авторов, как: Басаков М.И., Галахова В.В. и др.
Проблемам электронного документооборота посвящены статьи Колесова А.В.
Проблемы правового регулирование документооборота анализируются в статьях Акопянца А. Он приводит детальные характеристики федеральных нормативных актов.
В статьях Баласаняна В.Э., Пашкова Д.В. рассматриваются сравнительные характеристики электронных систем документооборота.
Рекомендации по выбору системы автоматизации даётся в статьях Гореткиной Е., Ермолаевой Н. Они рассматривают основные функции, которые должны обеспечивать системы электронного документооборота, приводят необходимые требования к программному обеспечению.
Достаточно много работ по системам управления базами данных и информационных технологиях у таких авторов, как: Коноплёва И.А., Хохлова О.А., Денисов А.В.
Основной нормативно-правовой акт, регламентирующий использование информационных технологий в документообороте – Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ.
Закон регулирует отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения в защите информации прав субъектов, участвующих в информатизации и информационных процессах.
При разработке систем автоматизированного документооборота наряду с российскими стандартами можно использовать и международные стандарты.
Объект исследования – Департамент дорожной деятельности и благоустройства Администрации города Омска.
Предмет исследования – применение электронного документооборота в общем отделе Департамента дорожной деятельности и благоустройства Администрации города Омска.
Цель дипломной работы – исследовать организацию системы документооборота в Департаменте дорожной деятельности и благоустройства Администрации города Омска и внести предложения для ее совершенствования.
Исходя из цели, поставлены задачи:
• Изучить основные принципы организации документооборота;
◦ Выявить наиболее популярные системы информационных технологий используемые в документообороте;
◦ Проанализировать организацию документооборота в управлении документацией в общем отделе Департамента дорожной деятельности и благоустройства Администрации города Омска и внести предложения по совершенствованию документооборота.
Для решения поставленных задач используются следующие методы: аналитический, логический, системный.
Дипломная работа содержит следующие главы:
1. Организация документооборота. В первой главе рассматриваются принципы организация входящей, исходящей и внутренней документации, обзор систем информационных технологий в области управления документооборотом.
2. Во второй главе – рассмотрены общие характеристики организации документооборота в общем отделе Департамента дорожной деятельности и благоустройства Администрации города Омска.
3. Третья глава посвящена анализу организации документооборота в общем отделе Департамента дорожной деятельности и благоустройства Администрации города Омска, выявлены сложности в организации существующего документооборота, даны предложения по совершенствованию управления документооборота в организации….
В сфере документации основным видом документа становится электронный документ. При этом количество документов постоянно возрастает. Управление документами становится одним из важнейших факторов конкурентоспособности предприятия.
Поэтому сегодня большое значение уделяется автоматизации документооборота, которая увеличивает производительность труда работников, занятых в сфере управления, позволяет быстро и оперативно находить необходимые документы, контролировать процесс их исполнения.
Надо отметить, что автоматизация документооборота в организациях имеет два уровня или два этапа.
На первом этапе автоматизация документооборота ограничивается использованием персонального компьютера. Он помогает выполнять широкий круг задач по составлению документов, а также в организации рациональной и оперативной работы с ними.
На втором этапе документооборот автоматизируется в рамках автоматизированных систем. Они позволяют всем пользователям локальной сети децентрализовано осуществлять основные процессы документооборота. При этом такой процесс, как регистрация документов, производится децентрализовано. На базе данных автоматизированной регистрации документов строится автоматизированная поисковая система, обеспечивающая информационными данными обо всех документах и месте их нахождения.
Автоматизированный контроль исполнения документов строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование об исполнении, а также предварительный контроль сроков исполнения.
В рамках муниципальных учреждений одним из важных составляющих документооборота является регистрация входящей, исходящей и внутренней документации в регистрационных карточках.
При использовании традиционных технологий сложность заключается не только в самом процессе документирования, сколько в процессе создания справочно-поисковой системы, позволяющей оперативно находить нужную информацию.
Создание такой справочно-поисковой системы можно осуществить на автоматизированном рабочем месте специалиста общего отдела муниципального учреждения. Этим не ограничиваются возможности использования современных технологий в совершенствовании документооборота в муниципальных учреждениях. Но создание автоматизированного рабочего места специалиста, позволяющего концентрировать всю информацию о входящей, исходящей и внутренней документации, является актуальным.
Практическая значимость данной работы очевидна, поскольку во всех организациях осуществляется документооборот, который в скором времени полностью станет автоматизированным.
Актуальность темы исследования обуславливается важностью применения информационных технологий для повышения эффективности документооборота в муниципальных учреждениях и организациях, основанных на внедрении систем автоматизированного документооборота.
Тема информатизации документооборота достаточно разработана как в зарубежной, так и отечественной литературе. Наиболее известными отечественными исследователями в этой области являются: Кузнецова Т.В., Афанасьева Л.П., Баласанян В.Э. и другие.
В книгах Кузнецова С.Л. приводятся сравнительные характеристики электронных и бумажных систем документооборота, даются основные рекомендации по выбору электронной информационной системы.
Вопросы организации современного документооборота рассматриваются в работах таких авторов, как: Басаков М.И., Галахова В.В. и др.
Проблемам электронного документооборота посвящены статьи Колесова А.В.
Проблемы правового регулирование документооборота анализируются в статьях Акопянца А. Он приводит детальные характеристики федеральных нормативных актов.
В статьях Баласаняна В.Э., Пашкова Д.В. рассматриваются сравнительные характеристики электронных систем документооборота.
Рекомендации по выбору системы автоматизации даётся в статьях Гореткиной Е., Ермолаевой Н. Они рассматривают основные функции, которые должны обеспечивать системы электронного документооборота, приводят необходимые требования к программному обеспечению.
Достаточно много работ по системам управления базами данных и информационных технологиях у таких авторов, как: Коноплёва И.А., Хохлова О.А., Денисов А.В.
Основной нормативно-правовой акт, регламентирующий использование информационных технологий в документообороте – Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ.
Закон регулирует отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения в защите информации прав субъектов, участвующих в информатизации и информационных процессах.
При разработке систем автоматизированного документооборота наряду с российскими стандартами можно использовать и международные стандарты.
Объект исследования – Департамент дорожной деятельности и благоустройства Администрации города Омска.
Предмет исследования – применение электронного документооборота в общем отделе Департамента дорожной деятельности и благоустройства Администрации города Омска.
Цель дипломной работы – исследовать организацию системы документооборота в Департаменте дорожной деятельности и благоустройства Администрации города Омска и внести предложения для ее совершенствования.
Исходя из цели, поставлены задачи:
• Изучить основные принципы организации документооборота;
◦ Выявить наиболее популярные системы информационных технологий используемые в документообороте;
◦ Проанализировать организацию документооборота в управлении документацией в общем отделе Департамента дорожной деятельности и благоустройства Администрации города Омска и внести предложения по совершенствованию документооборота.
Для решения поставленных задач используются следующие методы: аналитический, логический, системный.
Дипломная работа содержит следующие главы:
1. Организация документооборота. В первой главе рассматриваются принципы организация входящей, исходящей и внутренней документации, обзор систем информационных технологий в области управления документооборотом.
2. Во второй главе – рассмотрены общие характеристики организации документооборота в общем отделе Департамента дорожной деятельности и благоустройства Администрации города Омска.
3. Третья глава посвящена анализу организации документооборота в общем отделе Департамента дорожной деятельности и благоустройства Администрации города Омска, выявлены сложности в организации существующего документооборота, даны предложения по совершенствованию управления документооборота в организации….
4.3 
4erynka
Техник-программист, магистр экономики. Общий стаж выполнения работ более 7 лет. Специализируюсь на экономических дисциплинах, математике, статистике.
