Автоматизация учета продаж и сервисного обслуживания сельскохозяйственной техники в ООО «Бизон – Трейд»

Введение

В настоящее время одной из приоритетных отраслей экономического развития является сельское хозяйство. В связи с этим растет потребность в приобретении надежной сельскохозяйственной техники разнообразных модификаций и ее сервисном обслуживании. В настоящее время наблюдается быстрый рост количества поставщиков техники и оборудования для сельского хозяйства, в функции которых входит также оказание сервисных услуг.
Клиенты заключают различные виды договоров, в соответствии со своими потребностями и финансовыми возможностями, это влечет за собой формирование различных объемов услуг, работ для сотрудников торговых предприятий.
Решением, повышающим корректность и оперативность формирования и распределения объемов работ, может выступать разработка информационной системы, автоматизирующей учет продаж и сервисного обслуживания техники.
…

1.1.1 Характеристика предприятия

Общество с ограниченной ответственностью «Бизон – Трейд» — поставщик отечественной и зарубежной сельхозтехники. Работает в сфере оптовой торговли с 2006 года. Региональная сеть компании охватывает Ростовскую и Воронежскую области, Краснодарский и Ставропольский края. Представляет продукцию более 100 машиностроительных заводов.
Основной вид деятельности – «Торговля оптовая машинами, оборудованием и инструментами для сельского хозяйства».
Дополнительные виды деятельности:
– техническое обслуживание и ремонт автотранспортных средств;
– торговля автотранспортными средствами;
– ремонт машин и оборудования.
Компания осуществляет материально-техническое сопровождение сельскохозяйственного производства: поставляет современную технику, запчасти, оказывает услуги сервисного центра. Обслуживает свыше 15000 сельхозпредприятий.
«Бизон» ведет активную политику в области качества.
…

1.1.2 Краткая характеристика задач отделов продаж и сервисного обслуживания и видов его деятельности

Отдел продаж и сервисного обслуживания обеспечивает комплекс услуг приобретателям сельскохозяйственной техники. Сопровождение подразумевает набор различных действий, которые обеспечивают работоспособность техники и ее эффективность, то есть выполнение именно тех функций, для которых она предназначена. Сервисное обслуживание приобретаемой продукции призвано обеспечить комфортную работу. Практически каждый клиент ООО «Бизон-Трейд» в том или ином объеме использует в своей деятельности сельскохозяйственную технику, сопровождение в обязательном порядке подразумевает и информационную поддержку. Учет объемов продаж и сервисного обслуживания должен осуществляться в соответствии с принятой методологией учета, содержать актуальные формы документов и отчетности, учитывать действующие показатели. Работать с не обновлённым программным обеспечением не имеет смысла.
…

1.2 Экономическая сущность задачи

Цель автоматизации учета продаж и сервисного обслуживания техники – оперативная обработка запросов, быстрый сбор данных, поступающих изо всех отделов компании для заключение договоров на поставку и обслуживание, повышение эффективности одела продаж и улучшение производительности сервисного отдела. При автоматизированной работе произойдет повышение производительности работы и улучшение качества обслуживания клиентов, оптимизация планирования.

Основной задачей автоматизации является использование 1С: Предприятие.
На базе платформы 1С: Предприятие. будет разработана уникальная конфигурация по автоматизации учета продаж и сервисного обслуживания сельскохозяйственной техники, которая в дальнейшем будет помогать в роботе сотрудникам отделов продаж, сервиса и учета ООО «Бизон – Трейд».
…

1.3 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи

Рассмотрим процесс продаж и обслуживания сельскохозяйственной техники, в результате которого проходит формирование соответствующих первичных документов.
Всякую продажу и услуги предваряют процессы закупок.
Сначала формируется заказ поставщику по позициям единиц сельскохозяйственной техники, запасных частей и расходных материалов, необходимых для сервисного обслуживания.
При формировании заказа поставщику оформителю необходимо заполнить данные поставщика, а также характеристики закупаемых моделей техник, запасных частей и расходных материалов и передать эти данные менеджеру для оформления договора поставки в соответствии со стандартом «1С». В результате этих действий должен быть сформирован договор между поставщиком и компанией. Далее, по факту поставки заказанных товаров, требуется оформление накладной, которой фиксируется их поступление на склад.
Следующий этап – продажа техники.
…

1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи

Цель автоматизации учета продаж и сервисного обслуживания сельскохозяйственной техники – оперативная обработка запросов, быстрый сбор данных, поступающих изо всех отделов компании для повышения оперативности выполняемых задач и эффективности сервиса; оптимизация учета и анализа хозяйственной деятельности предприятия. При автоматизированной работе произойдет повышение производительности труда и улучшение качества сервисного обслуживания, оптимизация планирования.
Основной задачей автоматизации является использование 1С: Предприятие. Управление торговлей.
На базе платформы 1С: Предприятие будет разработана уникальная конфигурация по автоматизации учета продаж и сервисного обслуживания, которая в дальнейшем будет помогать в работе сотрудникам отделов продаж, сервисного обслуживания и учета.
…

1.4.2 Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

Рассмотрим предполагаемую архитектуру разрабатываемой информационной системы. В качестве аппаратной платформы предполагается использовать платформу 1С: Предприятие. Управление торговлей. База данных будет находиться на сервере. На клиентских машинах будет установлено приложение, с помощью которого 1С будет запускаться в рамках терминальной сессии.
Для разработки информационной системы по автоматизации учета продаж и сервисного обслуживания рассмотрим выходные документы, получаемые в процессе работы предприятия (см.
…

1.5 Анализ существующих разработок, выбор и обоснование стратегии автоматизации для приобретения ИС. Обоснование выбора технологии проектирования

Основным критерием при выборе технологии проектирования была необходимость вести учет продаж и сервисного обслуживания отдельно. К компании существует собственная программа, но охватывает она другие отделы и накапливает много лишней информации, которая не нужна. Конкретной конфигурации, способной автоматизировать учет продаж и сервисного обслуживания, не существует.
В соответствии с вышесказанным встала необходимость в разработке нового программного средства, которое будет целенаправленно работать с учетом продаж и сервиса. В данной конфигурации смогут работать все сотрудники вышеназванных отделов.
Немаловажным критерием при выборе технологии стал тот факт, что все сотрудники отдела знакомы со средой 1С: Предприятие, поэтому среда реализации проекта так же будет «1С».
…

1.6 Выбор и обоснование проектных решений задачи

1.6.1 Обоснование проектных решений по техническому обеспечению (ТО)

Основу технического обеспечения информационной системы составляет комплекс технических средств, предназначенных для ее работы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы. В первую очередь – это вычислительные машины, периферийное оборудование, аппаратура, каналы передачи данных и линий связи.
К настоящему времени сложились две основные формы организации технического обеспечения (формы использования технических средств): централизованная и частично или полностью децентрализованная. Централизованное техническое обеспечение базируется на использовании в информационной системе больших ЭВМ и вычислительных центров.
Децентрализация технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.
…

1.6.4 Обоснование проектных решений по технологическому обеспечению

От того, насколько рационально будет спроектирован технологический процесс, настолько гарантировано будет снижение стоимостных, трудовых и временных затрат.
Технологическое обеспечение соответствует разделению информационной системы на подсистемы по технологическим этапам обработки различных видов информации (первичной и результатной информации, технологической документации и чертежей, баз данных и знаний, научно-технической информации, ГОСТов и технических условий).
Технологический процесс обработки информации – совокупность взаимосвязанных ручных и машинных операций по обработке информации на всех этапах ее прохождения с целью получения результатов обработки в форме, удобной для восприятия.
Технологический процесс, как правило, состоит из нескольких этапов. Целью первого этапа является сбор, регистрация, передача данных для дальнейшей обработки. Результатом обычно является составление документа.
…

2.1.1 Информационно-логическая модель и ее описание

Процесс проектирования длителен и требует детального определения предметной области.
База данных является фундаментом разработки автоматизированных систем управления и поэтому вопрос финансирования проекта системы в целом решается на основе инфологической модели базы. Инфологическая модель в первую очередь представляет семантику или смысл предметной области.
Для построения информационно-логической модели определяемся в выборе информационных объектов, выявляем связи между ними, определяем ограничения, накладываемые на информационные объекты.
Информационные объекты:
– менеджер по продажам;
– специалист по сервисному обслуживанию;
– администратор;
– клиент;
– договор.
Информационно-логическая модель представлена на рис. 7.

Рисунок 7 – Информационно-логическая модель автоматизированной системы учета продаж и сервисного обслуживания сельскохозяйственной техники

2.1.
…

2.1.2 Используемые классификаторы и системы кодирования в задаче

Классификатор, или систематизированный перечень наименованных объектов, каждому из которых в соответствие дан уникальный код. Классификация объектов производится согласно правилам распределения заданного множества объектов на подмножества в соответствии с установленными признаками их различия или сходства. Применяется в Автоматизированных системах управления и обработке информации. Классификатор является стандартным кодовым языком документов, финансовых отчётов и автоматизированных систем.
…

2.1.3 Характеристика базы данных

Физическая модель базы данных задачи автоматизации работы с клиентами представлена с помощью диаграммы классов на рисунке 8.

Рисунок 8 – Физическая модель базы данных задачи автоматизации работы с клиентами

Описание структуры базы данных информационной системы представлена в таблице 4.
…

2.2.1. Разработка архитектуры приложения

Для описания физического представления автоматизированной системы используем диаграмму компонентов (Component diagram). Она позволяет определить архитектуру разрабатываемой системы, установив зависимости между программными компонентами. Часто данный тип диаграмм называют диаграммами модулей. Основными графическими элементами диаграммы компонентов являются компоненты, интерфейсы и зависимости между ними. Предварительно целесообразно заполнить таблицу, в которой для каждого компонента необходимо указать выполняемые функции (методы класса).
…

2.2.2. Описание программных модулей

Для описания сценариев приложения используем диаграмму последовательности (Sequence diagram). На диаграмме изображаются экземпляры объектов и сообщения, которыми они обмениваются в рамках одного прецедента. Взаимодействие объектов в системе происходит посредством приема и передачи сообщений объектами-клиентами и обработки этих сообщений объектами-серверами.
На диаграмме последовательности (рисунок 10) отображено взаимодействие различных компонентов системы при работе администратора.
Сотрудник осуществляет вход в информационную систему, вводит свои данные. Открывается главная форма, администратор видит некоторые подсистемы, заходит в справочник «контрагенты», после чего может добавить клиента или осуществить поиск, просмотреть контактные данные, внести информацию, назначить специалиста. После назначения, необходимо вернуться на главную форму и назначить клиента специалисту в справочнике «Отчет специалиста».
…

На рисунке 5 представлена диаграмма деятельности «Заключение договора сервисного обслуживания»

Рисунок 5 – Диаграмма деятельности «Заключение договора сервисного обслуживания»

Рисунок 6 показывает процедуру отработки сервисного обслуживания техники.

Рисунок 6 – Диаграмма деятельности «Учет сервисного обслуживания»

1.4 Постановка задачи
1.4.1 Цель и назначение автоматизированного варианта решения задачи

Цель автоматизации учета продаж и сервисного обслуживания сельскохозяйственной техники – оперативная обработка запросов, быстрый сбор данных, поступающих изо всех отделов компании для повышения оперативности выполняемых задач и эффективности сервиса; оптимизация учета и анализа хозяйственной деятельности предприятия. При автоматизированной работе произойдет повышение производительности труда и улучшение качества сервисного обслуживания, оптимизация планирования.
Основной задачей автоматизации является использование 1С: Предприятие. Управление торговлей.
…

Список литературы

1. Аручиди Н.А. Работа в среде 1С: Предприятие 8.3: Учебное пособие. – Ростов-на-Дону: ИПК РГЭУ (РИНХ), 2016. – 176 с.
2. Венделева, Мария Александровна. Информационные технологии управления [Текст]: учеб. пособие для бакалавров: учеб. пособие по спец. “Менеджмент организации” / М. А. Венделева, Ю. В. Вертакова. – М.: Юрайт, 2011. – 462 с. – (Бакалавр). – 1000 экз. – ISBN 978-5-9916-1388-0.
3. Долженко А.И. Технологии программирования: Учебник. – Ростов-на-Дону: ИПК РГЭУ (РИНХ), 2016. – 267 с.
4. Душин В. К. Теоретические основы информационных процессов и систем: учебник.
5. М.: Дашков и Ко, 2014,348 с.
6. Интегрированная оболочка для анализа данных WEKA. http://www.cs.waikato.ac.nz/~ml/in
7. Интернет-портал Basegroup. Электронный ресурс. Режим доступа – http://www.basegroup.ru
8. Информационная система «Единое окно доступа к образовательным ресурсам» (http://window.edu.ru)
9. Калугян К.Х., Хубаев Г.Н.
…