Документационное обеспечение управления в системе управления организацией

1.1.1. Организационные структуры службы ДОУ
Делопроизводство как отрасль деятельности насчитывает не одно столетие. Начав формироваться еще в Древней Руси, оно достигло расцвета к XVIII веку, после чего продолжило свое развитие [подробнее об этом см.: Глотова, 2009, № 1; Глотова, 2009, № 3; Илюшенко, 1993; Мазур, 2011; Можаев, 2009 и др.]. На сегодняшний день технологии документационного обеспечения управления находятся на высоком уровне развития и закреплены в законодательных нормативных актах.
Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается в организации на самостоятельную, организационно-обособленную службу, подчиненную руководителю организации, – службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ, служба делопроизводства).
…

1.1.2. Положение о службе ДОУ, должностные инструкции ее работников: состав информации, требования к оформлению
Организационное обеспечение деятельности службы ДОУ является обязательным условием ее успешного функционирования. Если служба ДОУ представляет собой самостоятельное структурное подразделение, необходима разработка комплекса взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции данного структурного подразделения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителя и специалистов подразделения. Регламентация перечисленных вопросов достигается, как правило, путем создания и утверждения таких документов, как положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников. [14, с. 23]
Для правильного оформления Положения о службе ДОУ специалистами-документоведами была разработана унифицированная форма положения о структурном подразделении.
…

1.2. Организация движения документов
Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом. [4]
Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:
1) теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие);
2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив). [67, с. 7]
Документооборот должен регламентироваться графиком, утвержденным приказом руководителя организации. График документооборота оформляется в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, который должен выполняться каждым структурным подразделением организации.
…

1.3. Автоматизация делопроизводства: понятие, сущность, цели, задачи
В настоящее время коммерческий успех любой организации во многом зависит от уровня технического оснащения и использования современных информационных технологий в управлении. [19, с. 4]
Автоматизация делопроизводства в организации заключается в разработке комплексной информационной системы, дающей возможность автоматизировать процессы регистрации, согласования, поиска, перемещения и архивного хранения документов организации.
С понятием автоматизации делопроизводства неразрывно связано понятие электронного документооборота. Электронный документооборот представляет собой совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». [21, с.
…

2.1.
…

Система МЭДО
2.2.1. Понятия электронного документа и электронного документооборота. Основные программы электронного документооборота
В современном обществе ни одно учреждение не обходится в своей деятельности без автоматизации делопроизводственных процессов. Электронный документооборот имеет множество преимуществ по сравнению с традиционным (бумажным), главным среди которых является экономия рабочего времени на выполнение делопроизводственных операций. В связи с этим представляется необходимым рассмотреть основные аспекты электронного документооборота, а также сделать обзор наиболее популярных программ автоматизации делопроизводства, и затем перейти к характеристике электронного документооборота в ТУ Росимущества в ХМАО.
…

2.2.3. Применение электронного документооборота в
Росимуществе
Организация электронного документооборота в Росимуществе определяется Регламентом безбумажного документооборота Росимущества, являющимся дополнением к Инструкции по делопроизводству в Росимуществе.
Система электронного документооборота в Росимуществе (СЭДО-Р) реализует безбумажные технологии обработки и обмена электронными документами на протяжении всего жизненного цикла документа с момента его создания или получения до завершения исполнения, а также его хранение и использование в текущей деятельности вплоть до уничтожения в связи с истечением установленного срока хранения. [10]
Электронные документы, обрабатываемые по безбумажной технологии в СЭДО-Р и заверенные электронной подписью (ЭП), являются юридически значимыми: электронный документ, подписанный ЭП в СЭДО-Р, равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.
…

2.1.
…

2.3. Направления совершенствования делопроизводства в
Росимуществе
Совершенствование делопроизводства – необходимый, но при этом весьма трудоемкий процесс. Однако все учреждения, предприятия, организации должны следить за тем, чтобы делопроизводственные процессы были рациональными, а объем документооборота не возрастал, а наоборот, сокращался. В связи с этим представляется необходимым изучить общие направления совершенствования документационного обеспечения управления и затем выявить те направления, которые необходимы ТУ Росимущества в ХМАО.
Для рациональной организации делопроизводства необходимо анализировать и обобщать информацию, используемую для принятия управленческих решений в той или иной кадровой, производственной, финансовой и других ситуациях. Для выявления видов информации нужно определить виды и разновидности документов, создание которых может служить письменным подтверждением определенных фактов, происходящих событий, принятых решений.
…

2.1.
…

ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведенное комплексное исследование делопроизводственных процессов в территориальном управлении Росимущества в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре позволило выявить следующие особенности составления документов и их прохождения в рассматриваемом ведомстве.
Территориальное управление Росимущества в Ханты-Мансийском автономном округе – Югре руководствуется теми же законодательными и локальными нормативно-правовыми актами, что и центральный аппарат агентства, в связи с этим в территориальном управлении действуют общие для всего Росимущества Инструкция по делопроизводству, Регламент безбумажного документооборота, а также Положение о федеральном агентстве по управлению государственным имуществом.
Реквизиты документов Росимущества оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. В делопроизводстве Росимущества, как и в других государственных структурах, выделяется 3 документопотока: входящий, исходящий и внутренний.
…