ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КАНЦЕЛЯРИИ УПРАВЛЕНИЕ ПО ЭКСПЛУАТАЦИИ ЗДАНИЙ И СООРУЖЕНИЙ ПУБЛИЧНОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА «СУРГУТНЕФТЕГАЗ» Г.СУРГУТ

СОДЕРЖАНИЕ

1. Общие положения
2. Прием, регистрация и рассмотрение входящих документов
3. Контроль за исполнением документов
4. Правила составления и оформления служебных документов
5. Порядок работы с исходящими документами
6. Регистрация исходящих документов
7. Составление номенклатуры дел
8. Формирование дел
9. Обеспечение сохранности документов
10. Экспертиза практической ценности документов

Инструкция по делопроизводству (проект).
УЭЗиС ПАО «СНГ» УТВЕРЖДЕНА
(наименование организации) приказом
Генерального директора

_________ В.П.
…

ВВЕДЕНИЕ

Делопроизво́дство (документационное обеспечение управления) – вид научной, общественной и коммерческой деятельности, связанной с вопросами документирования и организации работы с документами. 
Делопроизводство предполагает фиксацию информации на материальном носителе, создание бумажного либо электронного акта. На его основе строится документооборот организации – движение документов.
Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи в дело образуют документооборот. Порядок движения документов в УЭЗиС ПАО «СНГ» закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством.
Взаимосвязи между органами государственного управления и предприятиями, с одной стороны, и частными лицами – с другой, а также предприятиями между собой осуществляются с помощью обмена документацией, в которой фиксируются все важнейшие управленческие решения.
…

1.1. Характеристика законодательных, нормативно-правовых, и нормативно-методических документов

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства направлено на эффективную организацию системы делопроизводства и документооборота.
Регламентация вопросов введения делопроизводства и организации делопроизводства в канцелярии УЭЗиС ПАО «СНГ» ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование; стандартизация; разработка нормативно-правовых и нормативно-методических документов. Законодательством Российской Федерации установлены нормы, регламентирующие весь процесс документооборота от создания до сдачи их на архивное хранение в архив УЭЗиС ПАО «СНГ».
Отдельные направления деятельности УЭЗиС ПАО «СНГ» регламентируются соответствующими законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ, приказами и распоряжениями органов государственной власти и управления.
…

1.3. Структура, функции канцелярии по организации делопроизводства

УЭЗиС ПАО «СНГ» действует в соответствии с действующими законодательствами и нормативно-методическими документами.
Организация УЭЗиС ПАО «СНГ» является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, обособленное имущество, текущие и иные счета в учреждениях банков, круглую печать со своим полным наименованием и изображением герба, бланки и штампы, собственную символику.
Целью организации УЭЗиС ПАО «СНГ» является получение прибыли.
Управление по эксплуатации зданий и сооружений (УЭЗиС) имеет в своем составе три строительно-монтажных участка.
…

2.1. Прием, первичная обработка и регистрация документов

Прием, первичная обработка и сортировка, распределение, регистрация документов осуществляется делопроизводителем в канцелярии УЭЗиС ПАО «СНГ», в соответствии с его должностной инструкцией: «Делопроизводитель принимает и регистрирует корреспонденцию0».
Документопоток в канцелярии УЭЗиС ПАО «СНГ» составляет входящие, исходящие и внутренние документы.
Документы, поступившие в организацию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение директором организации и доставляются исполнителям.
…

2.2. Организация контроля исполнения документов

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимо для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.
Контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов0.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-20070 выделяет два вида контроля: контроль действий и контроль местонахождения документа. Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов (операций), в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации. Контроль действий может эффективно применяться только в том случае, если документ зарегистрирован в системе управления документами прежде, чем он будет направлен исполнителям.
…

2.4 Автоматизация работы с документами

Делопроизводство в канцелярии УЭЗИС ПАО «СНГ» осуществляется с применением единой автоматизированной системы документооборота (ЕАСД). А именно это система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.
Канцелярия разрабатывает документы, конкретизирующие организацию делопроизводства в соответствующих подразделениях, с учетом особенностей их деятельности и организационной структуры и невозможности использования ЕАСД.
Работа с документами в канцелярии УЭЗИС ПАО «СНГ» с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки осуществляется с использованием единой автоматизированной системы документооборота «ДЕЛО».
…

3.1. Разработка Инструкции по делопроизводству

Проведенный анализ организации делопроизводства, подготовки и передачи дел на архивное хранение показал, что работа с документами в УЭЗиС ПАО «СНГ» не полностью регламентирована на локальном уровне. Так же необходимо отметить, что не всегда соблюдаются единые правила по оформлению документов и этапы работы с ними. В организации была разработана Инструкция по делопроизводству в 2014 году, но она не была внедрена, по ряду причин.
Совершенствование работы с документами в УЭЗиС ПАО «СНГ» необходимо начать с разработки нормативного документа, регламентирующего организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением – Инструкции по делопроизводству.
Инструкция по делопроизводству – основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в организации, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты.
…

3.2. Проектирование графика документооборота организации

График документооборота в канцелярии УЭЗиС ПАО «СНГ».
Он служит для обеспечения эффективного управления документацией, на предприятии создается график документооборота, согласно которому устанавливается строгий порядок обработки документов, учитывающий требуемые объемы, виды, сроки и очередность выполнения.
График документооборота проектируется на основании нормативно-правового документа, это уже разработанная Инструкция по делопроизводству.
График документооборота – это график, таблица или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение.
…