РАЗРАБОТКА АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ ДЛЯ СТУДИИ ДИЗАЙНА ИНТЕРЬЕРА

на разработку автоматизированной информационной системы для студии дизайна интерьера ООО «Мастерская дизайна» г. Чебоксары в 2018 году

1. Общие сведения

1.1 Полное наименование системы
Полное наименование системы – Автоматизированная информационная система.
Краткое наименования системы – «АСИ». В дальнейшем просто – «система».
1.2 Наименование заказчика
Заказчик – Общество с Ограниченной Ответственностью «Мастерская дизайна».
1.3 Права и обязанности сторон
Подпись заказчика и исполнителя на настоящем документе подтверждает их согласие с нижеследующими фактами и условиями:
1. Исполнитель подготовил и разработал настоящий документ, именуемый техническое задание, который содержит перечень требований к выполняемым работам.
2. Заказчик согласен со всеми положениями настоящего технического задания.
3. Заказчик не вправе требовать от исполнителя в рамках текущего договора выполнения работ либо оказания услуг, прямо не описанных в настоящем техническом задании.
4.
…

1. Теоретические основы автоматизации деятельности организаций малого бизнеса

В настоящее время любая организация нуждается в автоматизации. С помощью автоматизации можно облегчить такие процессы, как: прием на работу, перевод, оформление отпусков и т. д.; учет рабочего времени, начисление заработной платы; управление обучением, подбор кандидатов, планирование организационной структуры. Также, автоматизирование деятельности позволит собрать в едином информационном месте, в единой базе всю информацию о деятельности организации, что позволит совершать оперативный обмен данными между подразделениями и сотрудниками.
Руководство организации, имея средства автоматизации, сможет не только моментально получать необходимую им информацию, но и иметь возможность доступа к базе данных со своими сотрудниками. А менеджеры смогут перейти на новые методы работы для управления персоналом, которые совершенно невозможны при «бумажном» ведении дел.
…

1.1 Понятие и способы автоматизации компаний

Управление бизнес-процессами – основной элемент системы управления современной организации. Увеличивается количество методик процессного управления. Для описания и регламентации бизнес-процессов обновляются существующие инструменты, а так же появляются новые. Подходы и инструменты для управления процессами, основанные на показателях (метриках), активно используются. Часто руководителям организаций не хватает именно системного понимания возможностей процессного подхода и методов его внедрения. Для улучшения качеств управления нужно системно представлять себе имеющиеся возможности.
Необходим специальный метод, который повысит эффективность деятельности любой организации. Этот метод называется автоматизация бизнес-процесса. С его помощью значительно снижаются издержки в финансовом и технологическом плане в любой сфере производства.
…

1.2 CRM-система как лучший способ автоматизации малого бизнеса

По требованиям студии дизайна интерьера ООО «Мастерская дизайна» и по выбранному способу автоматизации было принято решение использовать в качестве усовершенствования деятельности организации CRM-систему. В разработке собственной новой автоматизированной системы нет необходимости. Достаточным будет использовать готовое прикладное решение, такое как CRM-система. Исходя из данных технического задания (см. Приложение) для этого послужили следующие основные причины:
• срок выполнения работы 3 недели, что недостаточно для создания абсолютно новой автоматизированной системы;
• необходим максимально понятный интерфейс;
• система должна иметь возможность взаимодействия с современными социальными сетями, что присуще некоторым CRM-системам;
• стоимость проекта не должна превышать 10000 рублей в месяц, что также недостаточно для создания абсолютно новой автоматизированной системы.
…

2.1 Характеристика деятельности ООО «Мастерская дизайна»

Студия «Мастерская дизайна» занимается дизайном интерьера от идеи до реализации, продажей декоративных и отделочных материалов. Далее представлен расширенный список пакетов услуг студии:
1. Пакет №1: дизайн-проект базовый:
a. личная встреча и беседа;
b. совместное составление технического задания;
c. планировочное решение;
d. 3D визуализация.
2. Пакет №2: дизайн-проект полный:
a. личная встреча и беседа;
b. совместное составление технического задания;
c. планировочное решение;
d. 3D визуализация;
e. рекомендации по материалам, свету, мебели и оборудованию;
f. консультация в процессе воплощения проекта.
3. Пакет №3: ремонт «под ключ» (дизайн-проект полный и ремонт).
В данном пакете работа строителей и отделочников контролируется студией дизайна интерьера.
4. Продажа декоративных и отделочных материалов.
…

2.2 Построение бизнес-процесса для ООО «Мастерская дизайна»

В рамках выпускной квалификационной работы будет рассмотрен и разработан в CRM-системе процесс создания дизайн-проекта студии дизайна интерьера ООО «Мастерская дизайна».
Необходимо построить функциональную схему бизнес-модели организации, описать все необходимые бизнес-процессы с точностью, достаточной для однозначного моделирования деятельности разрабатываемой системы. Для этого будет использовано программное средство EdrawMax и описана информационная модель системы на основе методологий IDEF0 (IntegratedDEFinition – методология функционального моделирования и графическая нотация, предназначенная для формализации и описания бизнес-процессов).
Так как в рамках выпускной квалификационной работы рассматривается отдел дизайна, то будет проанализирован процесс создания дизайн проекта – это основной процесс отдела.
Прежде всего, нам необходимо составить общую контекстную диаграмму.
…

2.3 Функциональные и нефункциональные требования для автоматизации деятельности ООО «Мастерская дизайна»

Функциональные требования – это совокупность функций, которые должна выполнять разрабатываемая система. При разработке функциональных требований важно указать, как информационная система должна реагировать на те или иные входные данные. Иногда указывается, что система не должна делать [30].
Необходимо выделить основных пользователей разрабатываемой системы в бизнес-процессе «Создание дизайн-проекта ООО «Мастерская дизайна»»:
1. Главный дизайнер.
2. Дизайнер.
3. Чертёжник.
Главный дизайнер будет иметь роль администратора и сможет контролировать и просматривать все разделы и все процессы в CRM-системе. Дизайнер и чертёжник будут иметь ограниченный функционал. Они смогут только просматривать свой график, чтобы следить за количеством работы, которую им нужно выполнить.
Также необходимо отметить нефункциональные требования из технического задания (см. Приложение).
…

3.1 Выбор наилучшей CRM-системы для студии дизайна интерьера

В настоящий момент CRM-системы можно классифицировать:
• по функциональным возможностям (управление маркетингом, управление продажами, управление клиентским обслуживанием и колл-центрами);
• по уровням обработки информации(операционный CRM, аналитический CRM, коллаборативный CRM);
• по отраслям (сфера фармацевтики, красоты, финансы, банковский сектор и т.д.);
• по размеру предприятий (для малых, крупных и средних предприятий);
• по производителям (российские, зарубежные системы) и др..
Рассмотрим подробнее классификацию CRM – систем по уровням обработки информации. Операционные CRM-системы решают задачи оперативного ввода и хранения контактной информации, истории общения с клиентами. Операционные системы охватывают продажи, маркетинг, сервис. Данный тип CRM-системы целесообразно использовать при многоэтапных и длительных сделках с несколькими участниками.
…

3.2 Краткое описание выбранной CRM-системы

YCLIENTS – мощная и понятная в использовании облачная платформа по автоматизации бизнес-процессов компаний сферы услуг. В данной системе доступны самые передовые технологии:
• виджет онлайн-записи;
• мобильные приложения, разработанные индивидуально под бренд;
• Crm-система;
• финансовый и складской учет;
• подробная аналитика;
• программа лояльности;
• Sms и email рассылки клиентам и сотрудникам;
• Ip-телефония;
• интеграция с кассовым оборудованием и многое другое.
Система автоматизации позволяет привлекать дополнительных клиентов и повышать лояльность существующих, помогает навести порядок в делах компании и принимать верные решения на основе аналитических данных по клиентам, сотрудникам, филиалам. А администратору дает возможность избежать ошибок в работе и сэкономить до 60 часов неделю, уделив их клиентам.
…

Заключение

В выпускной квалифицированной работе была рассмотрена тема «разработка автоматизированной системы для студии дизайна интерьера». Объектом исследования послужил отдел дизайна студии дизайна интерьера ООО «Мастерская дизайна», а предметом исследования – разработка автоматизированной информационной системы для ООО «Мастерская дизайна». В ходе выполнения работы и при изучении технического задания было выявлено, что организация не нуждается в собственно-созданном новом автоматизированном решении. Достаточным будет адаптировать деятельность под уже существующую CRM-систему.
В ходе выполнения работы были изучены теоретические основы автоматизации деятельности организаций малого бизнеса, разобрано понятие CRM-системы. Также дана характеристика деятельности студии дизайна интерьера ООО «Мастерская дизайна».
Построен и проанализирован бизнес-процесс отдела дизайна «Создание дизайн-проекта».
В результате проведения анализа были выделены следующие недостатки бизнес-процессов:
1.
…