закрытие делопроизводственного года

Уточнение номенклатуры дел и утверждение ее на следующий год
Декабрь.
С первого дня нового года компания должна работать по новым (обновленным) номенклатуре дел и локальным нормативным актам по делопроизводству
2
Актуализация локальных нормативных актов по делопроизводству

3
Составление и утверждение плана передачи дел в архив
Планирование осуществляется заранее, чтобы мероприятия января были выполнены вовремя, в соответствии с утвержденным планом.
4
Составление и утверждение плана работы службы делопроизводства

5
Закрытие журналов регистрации
Январь.
Чем крупнее компания, тем выше вероятность, что документы будут поступать в нее и создаваться не только до последних дней, но и до последних рабочих часов уходящего года. Поэтому подсчеты нужно производить в начале следующего года
6
Справка об объеме документооборота

7
Закрытие номенклатуры дел за ушедший год.

8
Составление справки/отчета об исполнительской дисциплине
Февраль.
…

1.3 Особенности передачи дел в архив
Дела с исполненными документами хранятся в структурных подразделениях и в службе документационного обеспечения организации до момента их передачи в архив организации. Дела, которые сдаются для хранения в архив, должны быть правильно оформлены.
Дела временного (свыше 10 лет), постоянного сроков хранения и по личному составу подлежат полному оформлению в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утвержденных Приказом Министерства культуры РФ от 31.03.2015 г № 526) [6].
Подготовка дел к сдаче в архив производится в конце следующего года после их исполнения. Срок хранения управленческих документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом исполнения документов.
…

2.1 Характеристика организации
Муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение детский сад «Золотой петушок» является муниципальным бюджетным образовательным учреждением, создано и действует на основании законодательства Российской Федерации, Устава.
Сокращенное наименование: МБДОУ детский сад «Золотой петушок».
Учреждение является некоммерческой организацией, осуществляющей на основании лицензии образовательную деятельность в качестве основного вида деятельности в соответствии с целями, ради достижения которых организация создана.
Место нахождения Учреждения: 624220, Свердловская область, г. Нижняя Тура, ул. Ленина, д. 65.
Учредителем Учреждения является Нижнетуринский городской округ.
В своей деятельности Учреждение руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 29.12.2012г.
…

2.2 Анализ закрытия делопроизводственного года в организации
В МБДОУ детский сад «Золотой Петушок» номенклатуру дел закрывают в два этапа: заполняют третью графу «Количество дел» и составляют итоговую запись. Эти этапы строго последовательны: невозможно заполнить итоговую запись, не подсчитав количество заведенных за год дел. Закрывать номенклатуру рекомендуем во второй половине января, когда уже понятно, какие дела закрыты, а какие переходят на следующий год.
Номенклатура дел – это учетный документ, систематизированный перечень заголовков дел, которые создаются в организации, с указанием сроков их хранения. Дело – документ или совокупность документов, которые относятся к одному вопросу или участку деятельности и помещены в отдельную обложку (п. 94 и 95 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
Номенклатура дел представляет собой таблицу из пяти граф.
…

Актуализация локальных нормативных актов по делопроизводству

3
Составление и утверждение плана передачи дел в архив
Планирование осуществляется заранее, чтобы мероприятия января были выполнены вовремя, в соответствии с утвержденным планом.
4
Составление и утверждение плана работы службы делопроизводства

5
Закрытие журналов регистрации
Январь.
Чем крупнее компания, тем выше вероятность, что документы будут поступать в нее и создаваться не только до последних дней, но и до последних рабочих часов уходящего года. Поэтому подсчеты нужно производить в начале следующего года
6
Справка об объеме документооборота

7
Закрытие номенклатуры дел за ушедший год.

8
Составление справки/отчета об исполнительской дисциплине
Февраль.

Последовательно рассмотрим все эти мероприятия, за которые традиционно отвечает служба документационного обеспечения управления (ДОУ).
1.
…

Справка об объеме документооборота

7
Закрытие номенклатуры дел за ушедший год.

8
Составление справки/отчета об исполнительской дисциплине
Февраль.

Последовательно рассмотрим все эти мероприятия, за которые традиционно отвечает служба документационного обеспечения управления (ДОУ).
1.2 Уточнение номенклатуры дел и утверждение ее на следующий год
Номенклатура дел является документом, отражающим актуальный состав дел предприятия. Это означает, что нельзя составить ее один раз на несколько лет. Коренная переработка этого документа может потребоваться в результате существенной перестройки бизнеса (изменения структуры, появление новых видов деятельности и т.п.) [7]. Поэтому в большинстве случаев ее не разрабатывают «с нуля» для нового года, а просто уточняют ранее действующую номенклатуру. (Приложение 1)
Итак, ежегодно в конце текущего года на следующий календарный год номенклатура дел как минимум уточняется, для этого нужно:
1) проверить разделы номенклатуры дел.
…