Коммуникационное сопровождение и организация специальных мероприятия (Event)

1.1. СПЕЦИАЛЬНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ КАК ИНСТРУМЕНТ PR

Специальные события – это мероприятия, проводимые компанией в целях формирования позитивного имиджа организации и привлечения внимания общественности к самой компании, ее деятельности и продуктам [20]. Специальные события призваны нарушить рутинный и привычный ход жизни как внутри самой организации, так и в окружающей ее среде, т.е. стать событием для всех целевых групп общественности.
На сегодняшний день использование специальных мероприятий в качестве инструмента PR-кампании набирает популярность в продвижении товаров, услуг, идей и т.д. Множество компаний, от небольших фирм до глобальных корпораций все чаще выбирают проведение специальных мероприятий для взаимодействия с аудиторией.
…

1.2 КЛАССИФИКАЦИЯ СПЕЦИАЛЬНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ
Существует множество вариантов классификаций специальных мероприятий. Разные авторы выделяют разные критерии классификаций, у каждого из них существует свое видение и трактовка особенностей организации и проведения специальных мероприятий. Наиболее интересными для рассмотрения мне показались классификации авторов К. Федорова, В. Музыканта и А. Шумовича.
Кирилл Федоров является кандидатом экономических наук, доцентом кафедры маркетинга Московского института экономики, менеджмента и права, начальником отдела продаж компании OracleJDEdwardsEnterpriseOne. Федоров в своей классификации делает акцент на целевой аудитории. Именно аудитория является важнейшим фактором, влияющим на характер события в целом. Итак, автор предлагает следующие виды мероприятий [10]:
TradeEvents– мероприятия, организованные в секторе B2B ( businesstobusiness). Они создаются специально для деловых партнеров компаний, как реальных, так и потенциальных.
…

1.3 КОНФЕРЕНЦИЯ КАК ВИД СПЕЦИАЛЬНОГО МЕРОПРИЯТИЯ
Во второй главе данной работы будет рассматриваться организация мероприятия типа «конференция», именно поэтому важно уделить внимание особенностям организации и проведения мероприятий такого рода.
Конференц-мероприятия – различные по форме и виду собрания каких-либо организаций, групп, а также отдельных специалистов, ученых для обсуждения определенных(часто теоретических) вопросов. [4]
Конференции являются средством поддержания связей, обсуждения и решения проблем в профессиональных, корпоративных, академических, деловых и политических сообществах.
Форма проведения конференц-мероприятия связана с его масштабом и, соответственно, с его уровнем значимости. Масштабы проведения конференц-мероприятия определяют форму, вид, сферу распространения информации и географию его участников. Обычно международные мероприятия проводятся в достаточно крупных формах (конгресс, форум, конференция, симпозиум).
…

1.4 КОММУНИКАЦИОННОЕ СОПРОВОЖДЕНИЕ СПЕЦИАЛЬНЫХ МЕРОПРИЯТИЙ
Для достижения положительного эффекта в долгосрочной перспективе коммуникация должна сопровождаться и вследствие складываться в определённый комплекс мер, сконцентрированный на основных аспектах деятельности организации: целей и задачей организации, её общественной значимости и т.д., с целью формирования её благоприятного образа в глазах контактной аудитории.
Исходя из научного определения коммуникация – определённая форма деятельности людей, направленная передачу какой-либо информации; под определение коммуникации попадают: общение через сеть Интернет, личная беседа, внешний вид человека и многое другое [23].
В цепочке коммуникации специалист по связам с общественность (или компания), распространяя информацию и налаживая обратную связь, является связующим звеном для организации и её аудиторией.
Одним из важнейших аспектов массовой коммуникации является понятие аудитории/публики/общественности организации.
…

2.1 ХАРАКТЕРИСТИКА АГЕНТСТВА «EVENT»

«Event» — одно из ведущих агентств на российском рынке ивент – менеджмента по организации деловых мероприятий, конференций и семинаров, поощрительных поездок и корпоративных ивентов в России и за рубежом.
Она начала свою деятельность в 2005 году с организации мероприятий высокого уровня для иностранных корпоративных клиентов на территории России, компания постоянно совершенствует технологии по проведению мероприятий с самыми высокими требованиями.
На сегодняшний день компания «Event» занимает лидирующие позиции на Северо-Западе в сфере организации мероприятий различного типа и уровня. Обслуживание осуществляется в любом городе России и за рубежом.
История компании «Еvent» отражена в следующих датах и событиях [30]:
Сентябрь, 2005 г.
Начало профессиональной деятельности .Формирование направлений «Destination Management» как основной сферы деятельности компании и «BusinessTravel», как дополнительной.
…

2.2 ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ МЕРОПРИЯТИЯ ДЛЯ КОМПАНИИ ««KRKA»»
Основу деятельности компании «КRКА» составляет производство и продажа рецептурных и безрецептурных препаратов, косметической продукции и ветеринарных препаратов. Усилия компании, главным образом, сосредоточены на развитии высококачественных дженериковых лекарственных препаратов, которые продаются под собственными брендами.[31]
Для продвижения нового препарата компания выбрала специальное мероприятие, организованное для врачей-терапевтов, работающих в государственных поликлиниках. Задачей агентства «Event» было разработать концепцию мероприятия, организовать место проведения, скоординировать гостей.
В агентстве «Event» существует задокументированный порядок работы с клиентами:
1. Получение запроса с техническим заданием от клиента (не позднее чем за 10 дней до начала мероприятия)
2. Связь с клиентом в течение 24 часов
3. Подготовка коммерческого предложения
4. Вариативность площадок (3-4 шт.)
5.
…

2.3 КОММУНИКАЦИОННОЕ СОПРОВОЖДЕНИЕ МЕРОПРИЯТИЯ ДЛЯ КОМПАНИИ «KRKA»
Коммуникационное сопровождение мероприятия началось при поиске места проведение. Менеджер налаживал коммуникацию с администрацией ресторана по телефону, и в случае заинтересованности ресторана, отправлял на электронную почту бриф. Рестораны же, ознакомившись с брифом, отвечали на письмо подробной характеристикой условий проведения мероприятия, информацией о технической оснащенности и готовностью организовать полноценный банкет за небольшую сумму.
В итоге, менеджер приготовил так называемое коммерческое предложение, оформленное в презентацию. С пояснительной запиской отправилась на электронную почту сотрудника компании KRKА, с которым взаимодействовали менеджеры ивент – агентства со дня заявки.
Первые три слайда презентации содержали информацию о возможных местах проведения мероприятия – то есть готовых к сотрудничеству ресторанах. Затем следующие три слайда, в которых описывались предлагаемые мастер – классы.
…

2.4. ПРАКТИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
Организацию и проведение данной конференции в целом можно считать успешными. Работа над проектом велась поэтапно и слаженно, что привело к положительной оценке заказчика, а также готовности сотрудничать в будущем. Однако для достижения более высоких результатов в будущем, агентству «Event» был выдвинут ряд рекомендаций и предложений, которые могли бы пойти на пользу как имиджу агентства, так и эффективности проводимых проектов в целом.
1) Проверка площадки до мероприятия
В первую очередь, перед проведением мероприятия менеджерам проекта необходимо выезжать на место проведения, чтобы лично удостовериться в презентабельности выбранной площадки, а также в исправности технического оснащения. Нередки случаи, когда недобросовестные управляющие ресторана выкладывают устаревшие фотографии и устаревшую информацию о своем заведении на просторах интернета. Это может ввести в заблуждение организаторов, что скажется на качестве проводимого мероприятия.
…

ВЫВОДЫ КО ВТОРОЙ ГЛАВЕ
В целом можно сказать, что организация и проведение данного мероприятия состоялось на высоком уровне. Компания «Event» полностью удовлетворила требования заказчика, работая четко и слаженно на всех этапах подготовки и проведения. Организация мероприятия требует одновременной работы по нескольким направлениям : заказчик, участники, подрядчики. Именно в этом заключается сложность создания специального мероприятия. Менеджерам необходимо постоянно контролировать и корректировать подготовку и реализацию проекта мероприятия. Чтобы справиться с такой многозадачностью, необходимо четко разделять обязанности менеджеров по организации мероприятия. Каждый из них должен был понимать свой круг обязанностей, а также постоянно взаимодействовать друг с другом, обмениваясь текущей информацией о проекте .
…

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По итогу проведенного исследования были выполнены цели и задачи, поставленные перед началом работы. Состоялось изучение коммуникационных инструментов организации специальных мероприятий, а также пошаговая разработка и реализация самого мероприятия. Были изучены такие понятия, как «специальное мероприятие» и «коммуникационное сопровождение», выделены коммуникационные особенности организации мероприятий в сфере В2В.
С каждым днем конкуренция на рынке ивент – менеджмента растет, именно поэтому проведение специальных мероприятий, как способ продвижения продукта, набирает популярность. Использование BTL – коммуникаций необходимо согласовывать с традиционными методами продвижения, чтобы усиливать эффект маркетинговой компании в целом. Потребитель должен видеть общую картину представлений о бренде : корпоративных цветах компании, направлении деятельности, логотипе и т.д.
…