Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) в государственном управлении: современное состояние и перспективы развития

1.1 Система управления документооборотом организаций: сущность, содержание, основные элементы

Основная деятельность современной организации базируется на процессах получения и обработки информации, принятия решения, доведение их до сведения исполнителей, организация исполнения и подведение итогов. Значит, информация является основой управленческой деятельности.
В деятельности организации используется информация различных видов: разных авторов, различного содержания, интенсивности, достоверности и временного режима. Однако, основной составляющей этого потока является управленческая информация. И от того, насколько она оперативна, устойчива и оптимальна, зависит качество управления.
Согласно требованиям законодательства РФ большая часть управленческой информации должна быть зафиксирована. Фиксация информации осуществляется в виде документов на материальном носителе – бумаге или в электронном виде.
…

1.2 Современные системы электронного документооборота в организациях, краткая характеристика

Сегодня нет сферы деятельности, где бы ни применялись электронные документы. Для этого необходимы программные, программно-технические средства, необходимые для создания, обработки, хранения, передачи и приема информации в электронном виде. Ограничения на применение электронных документов могут быть установлены в случаях, предусмотренных законодательными актами.
Документ в электронном виде – это аналог бумажного документа. Оригинал документа и его электронная копия, оформленная в соответствии с требованиями законодательства, имеют одинаковую юридическую силу.
Современные системы электронного документооборота (СЭД) представляют собой отдельные информационные системы управления документооборотом или подсистемы в интегрированной системе управления предприятием.
…

1.3 Технология внедрения систем электронного документооборота

Процесс внедрения СЭД довольно трудоемкий и требует поэтапного решения. Процесс состоит из этапов, которые взаимосвязаны между собой и выполняются непоследовательно.
Первый этап предполагает проведение внешнего и внутреннего анализа, которые дадут реальную оценку ресурсов и возможностей организации.
Внутренний анализ направлен на изучение организационных и технологических сторон деятельности организации. Современная организация состоит из множества взаимосвязанных подсистем, каждая из которых предъявляет особые требования к системе электронного документооборота.
В связи с этим, анализ нужно начинать с изучения организационной структуры. В процессе необходимо выяснит параметры, по которым будут отслеживаться все стадии жизненного цикла документа, построить маршрут его движения с помощью протоколов действий пользователей [20, с. 45].
…

2.1 Характеристика деятельности Администрации Шипуновского района

Администрация Шипуновского района является постоянно действующим исполнительно-распорядительным органом управления и формируется невыборным путем. Выполняет свои функции только в пределах муниципального образования.
Полное наименование юридического лица «Администрация Шипуновского района Алтайского края» помещается на штампах и бланках Администрации района, а также на соответствующих печатях.
Шипуновский район образован в 1924 году и в настоящее время насчитывает 50 сёл с населением 32, 7 тысяч человек. Это один из крупнейших районов Алтайского края, в его составе 19 сельских советов. Административным центром муниципального района является село Шипуново, население которого составляет 12 тысяч человек.
…

2.2 Анализ организации системы управления документооборотом в Администрации

В процессе управленческой деятельности, в каждом структурном подразделении Администрации создается и оформляется множество документов. Функции регулирования документирования осуществляет Управление делами.
Кроме того, в каждом структурном подразделении, назначен сотрудник, ответственный за делопроизводство. Все работники администрации несут ответственность за сохранность документации.
Управление делами дает указания по вопросам организации деятельности делопроизводства, контролирует состояние делопроизводства и проводит инструктаж работников, ответственных за работу с документами в отделах. Ответственность за своевременное, качественное исполнение и сохранность документов в структурных подразделениях возлагается на их руководителей.
Управление делами возглавляет управляющим делами, который назначается и освобождается от должности Главой района в установленном порядке.
…

3.1 Предложения по совершенствованию системы управления документооборотом на основе внедрения СЭД

По результатам анализа постановки делопроизводства в Администрации Шипуновского района, можно предложить следующие мероприятия по совершенствованию системы управления документооборотом.
Наиболее перспективным и эффективным направлением рационализации и совершенствования является внедрение системы электронного управления документооборотом. Несмотря на то, что указанная система требует значительных финансовых затрат, функциональные возможности СЭД способствуют повышению качества организации делопроизводственных процедур.
Для того, чтобы не перенести в систему электронного документооборота все недочеты традиционной системы, нужно привести ее в соответствие с современными нормативными требованиями. Этому должно предшествовать предпроектное обследование организации.
…

3.2 Обоснование эффективности предложений по совершенствованию системы документооборота

Оценка эффективности внедрения информационных технологий является сложной задачей, поскольку нужно установить результативность внедрения системы и определить ее влияние на процессы управленческой деятельности в целом. В экономике существуют два понятия: эффект и эффективность. Эффект обозначает: действие как результат чего-то; следствие каких-либо причин, действий. В более узком смысле эффект понимается как разность между результатом деятельности хозяйствующего субъекта и результатами на изменение условий труда [20, с. 67].
Виды положительного эффекта можно разделить на явные и неявные, прямые и косвенные (Приложение 9). Достаточно точно можно оценить прямой экономический эффект, но для организаций большое значение имеет и эффект косвенный. Виды косвенного эффекта разнообразны, что позволяет с разных сторон оценить результативность изменений на базе системы электронного документооборота [39].
…

Заключение

Документационное обеспечение управления является важной стороной деятельности любой организации, поскольку обеспечивает документирование и организацию работы с официальными документами. На сегодняшний день деятельность органов исполнительной власти характеризуется повсеместным внедрением современных информационных технологий, которые являются неотъемлемой частью обеспечения эффективного управления.
В результате изучения теоретических аспектов темы работы, было определено, что документооборот представляет собой движение документов внутри документационного обеспечения управления. Данный процесс должен быть организован так, чтобы маршрут движения каждого документопотока был коротким, прямым, с минимальными временными затратами. Система электронного документооборота является наиболее эффективным инструментом и позволит повысить эффективность работы с документами.
Выбор системы электронного документооборота для внедрения на предприятии – сложная задача.
…

Список использованных источников

1. ГОСТ Р ИСО 30301-2014 «Информация и документация. Системы менеджмента записей. Требования» [Электронный ресурс].- URL: http://docs.cntd.ru/document/1200115484, свободный.- Загл. с экрана.- (дата обращения 15.04.2018)
2. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения » [Электронный ресурс]//Консультант Плюс – URL: http://www.consultant.ru/document/ cons_doc_LAW_140174/, свободный. – Загл. с экрана. – (дата обращения 15.04.2018).
3. ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов [Электронный ресурс].- URL: http://docs.cntd.ru/document/1200067603, свободный.- Загл. с экрана.- (дата обращения 15.04.2018)
4. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 – Система стандартов по информации библиотечному и издательскому делу. Управление документами.
…

местной администрации (Приложение 4).
Каждое подразделение Администрации отвечает за определенное направление деятельности муниципального образования. В этой связи сформированы: управление по культуре, отдел по спорту и делам молодежи, отдел по труду, юридический отдел, отдел по учету и отчетности, отдел бухгалтерского учета и отчетности, отдел по делам ГО и ЧС, отдел по работе с территориями, управление делами.
Самостоятельными структурными подразделениями являются также комитеты: по образованию, по делам несовершеннолетних, по экономике и управлению муниципальным имуществом, административный комитет, по сельскому хозяйству. Каждый состоит из отделов, секторов и групп.
Таким образом, налицо линейная структура управления, которая характеризуется тем, что во главе каждого подразделения стоит руководитель. Его решения передаются по цепочке вниз, обязательны для выполнения всеми нижестоящими звеньями. Он в свою очередь подчинен вышестоящему руководителю.
…