Разработка и внедрение системы 5S

Сегодня трудно представить себе деятельность организации без использования тех или иных методов управления качеством. Среди них можно выделить те, о которых слышали все – например, внедрение системы менеджмента качества, диаграммы Парето и Исикавы, контрольные карты и т.д. Но есть методы и менее известные широкому кругу менеджеров, но от того не менее эффективные – например, концепция 6 сигм, структурирование функции качества (QFD-анализ), и конечно же, система 5S – организация рабочего пространства, находящаяся на стыке управления качеством и тайм-менеджмента, один из инструментов «бережливого производства». В России о ней не так много известно, по ней нет документации, как по системам менеджмента качества, даже в учебниках про нее сказано только пара слов. Однако уже есть современные предприятия, внедрившие и с успехом использующие систему 5S [5]. Многие организации при внедрении «бережливого производства», и в частности системы 5S, уделяют внимание только производственным зонам, обходя стороной офисные помещения. Такие компании недооценивают важность рабочих процессов офиса. Именно в конторах происходят следующие процессы: • принимаются решение разных уровней, • стратегическое планирование деятельности, • планирование и контроль выполнения производственных заданий, • обслуживание информационных потоков разных видов, • связь с заинтересованными сторонами, • документооборот и делопроизводство. Неорганизованные эффективным образом рабочие процессы в офисе ведут к потерям, таким как: • перепроизводство (составление отчетов, которые никто не читает и которые никому не нужны; изготовление лишних копий документов; ввод повторяющейся информации во множество документов; бессмысленные собрания); • ожидание (большое количество обязательных подписей и разрешений; зависимость от остальных сотрудников при выполнении каких-либо задачи; задержки в получении информации; проблемы с программным обеспечением; отсутствие ответственных за выполнение какой-либо задачи); • движение (поиск файлов на компьютере; поиск документов в картотеке; постоянное перечитывание справочников в поисках информации; выполнение одной задачи разными отделами при отсутствии эффективного взаимодействия); • перемещение (отправка ненужных документов; слишком частая регистрация документов, находящихся в работе; передача документов на следующий этап работы вручную); • излишняя обработка (дублирующие друг друга отчеты или информация; дублирующие друг друга отчеты или информация; распространение недостоверной информации; постоянная правка документов; неэффективные собрания и отсутствие повестки дня). • запасы (кипы бумаг; лишние канцелярские принадлежности; большое число подписей на документах); • брак (ошибки при вводе данных; ошибки при установлении цен; передача неполной документации на следующие этапы обработки; утеря документов или информации; некорректная информация в документе; неэффективная организация файлов в компьютере или папок в картотеке) • нерациональное использование рабочей силы (работники выполняют задания, не требующие для создания ценности всех имеющихся у них знаний, навыков и способностей; неравномерное распределение рабочей нагрузки из-за недостаточно широкой квалификации персонала; частые прогулы и большая текучесть кадров; неадекватная система управления результативностью; недостаточная оценка профессиональных навыков перед приемом на работу). Актуальность выбранной темы обоснована тем, что автор данной работы трудится в Некоммерческом партнерстве «Объединение строителей подземных сооружений, промышленных и гражданских объектов» (далее – НП «Объединение подземных строителей»). Основная деятельность Партнерства – выдача свидетельств о допуске к определенному виду или видам работ, которые оказывают влияние на безопасность объектов капитального строительства, то есть все рабочие процессы связаны только с офисной средой. В этой связи целью работы стала разработка и внедрение системы 5S для НП «Объединение подземных строителей», для чего решались следующие задачи: 1. Теоретически рассмотреть сущность и структуру системы 5S. 2. Определить потери в рабочих процессах в НП «Объединение подземных строителей». 3. Разработать и внедрить систему 5S для НП «Объединение подземных строителей». 4. Полученные результаты обобщить в форме заключения. Методы, используемые в работе исследования: анализ научной и методической литературы по теме исследования, обобщение материала, анализ существующих потерь в офисе. В ходе работы используются учебная и специальная литература по управлению качеством, управлению бизнес-процессами, экономике, корпоративному планированию, электронные ресурсы по данной тематике. …